Dokument fra fil

Hvad er Dokumenter?

Dokumenter giver en oversigt over filer og journaliserede dokumenter tilknyttet en sag. Her kan du se oplysninger såsom:

• Art (fx Notat, Indgående, Udgående)

• Titel

• Beskrivelse

• Part

• Erindring (hvis tilføjet)

• Dato

Opret et dokument

Du kan oprette et dokument ved at journalisere en fil, skrive et notat eller vedhæfte en e-mail.

Du har mulighed for at oprette et dokument ud fra en eksisterende fil. Denne funktion kan anvendes både til enkeltstående dokumenter og til masseoprettelse af flere dokumenter på én gang.

Metode 1: Via menulinjen

• Klik på Opret i menulinjen.

• Vælg Journaliser og derefter Fil, Notat eller E-mail.

Metode 2: Direkte fra Dokumenter-fanen

• Klik på fanen Dokumenter.

• Klik på +-ikonet for at tilføje et nyt dokument.

• Vælg Fil, Notat eller E-mail.

Udfyld dokumentoplysninger

Når du opretter et dokument, kan du angive følgende oplysninger:

• Part (valgfrit): Vælg en part, hvis relevant.

• Titel: Filens navn indsættes automatisk, men kan redigeres.

• Beskrivelse (valgfrit): Tilføj en kort beskrivelse.

• Registreringsdato: Kan justeres efter behov.

• Dokumentart: Vælg typen af dokument (fx Notat, Indgående, Udgående).

• Postliste: Angiv om dokumentet skal tilføjes til en postliste.

• Erindring (valgfrit): Tilføj en erindring, hvis nødvendigt.

• Delforløb (valgfrit): Vælg et eksisterende eller opret et nyt.

Gem dokumentet

Når du har udfyldt dokumentoplysningerne:

• Klik på Gem for at oprette dokumentet.

• Dokumentet vil nu være tilgængeligt under Dokumenter på sagen.

Masseoprettelse af dokumenter

• Vælg flere filer ved at markere dem i filvælgeren.

• Systemet opretter et dokument for hver fil.

• Filens navn bliver automatisk dokumentets titel, men dette kan redigeres efterfølgende.

• Udfyld fælles oplysninger for alle dokumenter:

  • Part

  • Registreringsdato

  • Dokumentart

  • Postliste

• Klik på Gem for at oprette dokumenterne.

Journaliser et notat

Du kan oprette og journalisere et notat som dokument.

Klik på +-ikonet i fanen Dokumenter og vælg Notat i dropdown-menuen

• Udfyld Notatets navn og tekst.

• Udfyld dokumentoplysninger: Part, beskrivelse, registreringsdato, dokumentart, postliste, erindring og delforløb.

Udfyld oplysninger om part, titel, beskrivelse, registreringsdato, dokumentart, postliste, erindring og delforløb. Klik på Journaliser for at afslutte:

Erindringer

Du kan tilføje eller redigere en erindring ved at klikke på Erindring-ikonet:

Når erindringen åbnes i et dialogvindue, har du følgende muligheder:

• Gå til sagen.

• Skrive en titel til erindringen.

• Tilføje en beskrivelse.

• Se og ændre den ansvarlige.

• Se og redigere opfølgningsdatoen.

• Se og redigere, hvornår erindringen skal være synlig fra.

• Se og ændre erindringstypen.

Sletning af dokumenter

For at slette et dokument: Klik på Papirkurv-ikonet ved dokumentet. Dokumentet flyttes til papirkurven og kan gendannes, hvis nødvendigt:

Genopret dokumenter fra papirkurven

Hvis et dokument er slettet, kan det genoprettes fra papirkurven. Klik på knappen Genopret under dokumentoversigten på højre side:

En oversigt over slettede dokumenter vises. Klik på Genopret-ikonet ved det ønskede dokument:

Dokumentet flyttes nu tilbage til sin oprindelige placering i dokumentoversigten.

Download dokumenter

Et dokument i SBSYS består altid af en PDF-fil, som kan downloades på følgende måde:

Klik på Download under dokumentoversigten på højre side:

En liste over sagens dokumenter vises. Klik på download-ikonet for at gemme det lokalt:

Dokumenter, der ikke kan downloades, vises med en rød streg over download-ikonet.

Dokumentfunktioner

Når du klikker på et dokument, har du mulighed for at:

• Få det vist.

• Se en detaljevisning af dokumentet.

Detaljevisning af dokument

Når du åbner et dokument, vises disse oplysninger og funktioner:

• Dokumentoplysninger:

  • Sagtitel

  • Sagnummer

  • Type

  • Oprettet af

  • Part (redigerbar)

  • Beskrivelse (redigerbar)

• Navigationssti (breadcrumb-path): Klik på indholdet for at navigere tilbage.

• Redigér titel: Klik på blyantikonet for at ændre titlen.

• Udskriv dokumentet: Klik på printerikonet.

• Kopier dokumentet: Klik på Kopier til kladde for at gemme en kopi som kladde.

• Flyt dokumentet: Klik på Flyt for at tilknytte dokumentet til en anden sag.

Forløb

Klik på det ønskede dokument og vælg Forløb:

Herefter vises en oversigt over forløb: